峰會(huì)論壇活動(dòng)的注意點(diǎn)

峰會(huì)論壇活動(dòng)每個(gè)行業(yè)都會(huì)有，有些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會(huì)每一年都舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會(huì)，讓參會(huì)者了解到每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，以及學(xué)習(xí)一些新知識(shí)。策劃一場(chǎng)成功的峰會(huì)論壇，人員分配和明確分工、場(chǎng)地選擇和規(guī)劃、核心人群邀約、第三方人員安排等這幾個(gè)注意點(diǎn)一定要記住！

1、人員分配

每個(gè)人要明確自己的職責(zé)，根據(jù)自己的職責(zé)完成好自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，每個(gè)人都有一張任務(wù)表，所做的工作都寫(xiě)在他所拿到的表中，就像玩游戲做任務(wù)一樣，做一個(gè)標(biāo)記一個(gè)，直到任務(wù)都完成了。由總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、監(jiān)管和檢查，保證每個(gè)人的工作進(jìn)度。

2、場(chǎng)地選擇

場(chǎng)地選擇預(yù)訂環(huán)節(jié)，包括住宿、晚宴、會(huì)議場(chǎng)地等。根據(jù)參會(huì)人數(shù)和活動(dòng)規(guī)模進(jìn)行決定，并且要了解清楚場(chǎng)地使用的細(xì)節(jié)。場(chǎng)地預(yù)算是很重要的一項(xiàng)，決定場(chǎng)地的關(guān)鍵因素。場(chǎng)地預(yù)訂需要注意很多雜項(xiàng)，比如費(fèi)用和場(chǎng)地使用的細(xì)節(jié)，搭建時(shí)間安排在什么時(shí)候？茶歇有沒(méi)有？有沒(méi)有單獨(dú)的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎？客房晚宴會(huì)場(chǎng)一起訂是否有折扣價(jià)？VIP來(lái)之前必須先拿好房卡，人一到直接進(jìn)房，不能在前臺(tái)等待開(kāi)房。

3、核心人群

核心人群就是嘉賓要提前對(duì)嘉賓進(jìn)行分類(lèi)，如：VVIP、VIP、嘉賓、媒體等，并且根據(jù)這些嘉賓的等級(jí)進(jìn)行車(chē)輛安排使用和住宿等問(wèn)題。不是我們的觸及范圍，待企業(yè)確定出席以后，后續(xù)的工作可能都是很這些VVIP助理聯(lián)系，但要確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語(yǔ)言技巧，一般是主要是贊助商。VVIP和VIP的住宿出行，都以企業(yè)最高檔次安排。另外媒體里面大咖也得以最高檔次安排。

4、第三方人員

禮儀提前培訓(xùn)，服裝要準(zhǔn)備，妝容要統(tǒng)一，根據(jù)需求進(jìn)行安排。禮儀彩排根據(jù)不同的活動(dòng)要進(jìn)行彩排，需要注意的主要就是有頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)需要拿東西上臺(tái)，這個(gè)要仔細(xì)彩排。

保安，當(dāng)會(huì)議需要用到保安的時(shí)候，說(shuō)明這個(gè)檔次一般都不低了，保安的話統(tǒng)一服裝，身材發(fā)型都要盡量統(tǒng)一。工作職責(zé)基本就是酒店們門(mén)口接車(chē)的時(shí)候、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候、晚宴的時(shí)候外場(chǎng)、還有就是VVIP休息室到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的通道、以及現(xiàn)場(chǎng)我們公司的臨時(shí)辦公室門(mén)口。

主持人的服裝、檔期都要提前安排好。主持人必須彩排串全場(chǎng)，無(wú)論他是否經(jīng)驗(yàn)豐富，主持人的手卡一定要做，這樣站臺(tái)上才顯得好看，手卡上的字要事先讓他確認(rèn)能看見(jiàn)，同時(shí)，有提詞屏的話，提詞屏也是要放串詞的，雙重保險(xiǎn)。主持人現(xiàn)場(chǎng)要有專(zhuān)門(mén)的一個(gè)同事跟著他，現(xiàn)場(chǎng)情況有變化，直接聯(lián)系這個(gè)同事，讓他第一時(shí)間告訴主持人。